Zur Lieferung von Metadaten stehen zwei Formate zur Auswahl:
Unter "Metadatenelemente" ist für jedes Metadatenelement das MARC-21-Feld bzw. der ONIX-3.0-Tag angegeben. Dort sind ebenfalls Beispiele zur Belegung einzelner Felder im jeweiligen Format zu finden.
Die vollständige Dokumentation von MARC 21 ist abrufbar unter https://www.loc.gov/marc/.
Für MARC 21 gibt es unterschiedliche Varianten des Transportformats. MARC 21 kann entweder gemäß ISO 2709 als mrc-Datei oder als MARCXML-Datei ausgeliefert werden.
Die Definition der Formatstruktur gemäß ISO 2709 als mrc-Datei ist unter https://www.loc.gov/marc/specifications/specrecstruc.html beschrieben. Zur Erstellung und Bearbeitung des mrc-Formats gibt es in vielen Programmiersprachen Open-Source-Programmbibliotheken (u.a. für Java, PERL, PHP, Python usw.). Einige Tools zur Erzeugung und Manipulation von MARC-21-Daten sind bei der Library of Congress unter https://www.loc.gov/marc/marctools.html zusammengestellt. Unter Windows, MacOS und Linux steht das Freeware-Tool MarcEdit zur Verfügung, mit dem MARC-Dateien gelesen, validiert und bearbeitet werden können (siehe https://marcedit.reeset.net/).
Die Dokumentation, XSD sowie Beispiele für MARCXML sind unter https://www.loc.gov/standards/marcxml/ zu finden.
Die vollständige Dokumentation von ONIX for Books Release 3.0.8, die DTD und XSD sind abrufbar unter https://www.editeur.org/93/Release-3.0-Downloads/.
Im ONIX-Format können Tags in zwei Varianten angegeben werden: als "Reference Names" oder "Short Tags". Zum Umwandeln von "Reference Names" in "Short Tags" und umgekehrt stellt EDItEUR unter https://www.editeur.org/93/Release-3.0-Downloads/#Tools ein XSLT-Skript zur Verfügung.
Als Zeichensatz in den Metadatenlieferungen ist UTF-8 zu verwenden. Der Zeichensatz muss in jeder Metadaten-Datei deklariert werden.
Bei ONIX wird der Zeichensatz im encoding-Attribut der XML-Deklaration angegeben:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
Bei MARC 21 wird der Zeichensatz im Leader, Pos. 09, kodiert. Bei MARCXML wird, wie bei ONIX, der Zeichensatz auch in der XML-Deklaration angegeben.
Die Datenlieferungen werden bevorzugt per SFTP (Secure File Transfer Protocol) auf einem vom Datenempfänger (Bibliothek/Verbundzentrale) zur Verfügung gestellten Ablieferungskonto abgelegt. Alternativ können die Daten im OAI-PMH-Verfahren (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) geliefert werden.
Sollten diese Lieferwege vom abliefernden Verlag/Vertrieb nicht bedient werden können, sind mit den Verbundzentralen/Bibliotheken bilateral alternative Lieferverfahren zu vereinbaren.